접속과 음향 확인 단계에서 쓰는 표현
회의 링크로 들어간 직후에는 소리와 화면이 상대에게 제대로 전달되는지부터 확인합니다. Can you hear me okay?는 가장 무난한 확인 문장이고, 화면까지 함께 묻고 싶다면 Can you see my screen?을 이어서 씁니다. 상대 소리가 끊길 때는 You’re breaking up a little. Could you say that again?처럼 상태를 먼저 말하고 부탁을 붙이면 상대가 무엇을 고쳐야 할지 알 수 있습니다.
자기 쪽 문제를 알릴 때는 I’m having some connection issues. Give me a second.가 쓰입니다. 마이크가 켜지지 않은 상대에게는 I think you’re on mute.라고 부드럽게 알려 주는데, You must unmute처럼 명령형으로 말하면 지시하는 느낌이 강해집니다. 자기 마이크를 끌 때는 I’ll mute myself while you present.처럼 이유를 덧붙이면 예의 있게 들립니다.
회의를 열고 안건을 소개할 때
호스트가 회의를 여는 문장은 Let’s get started.나 조금 더 격식 있는 Shall we begin?입니다. 늦는 사람을 잠시 기다릴 때는 Let’s give it another minute for the others to join.처럼 대기 이유를 밝히면 참석자들이 침묵을 덜 어색하게 받아들입니다. 참석자가 처음 만나는 사이라면 Before we start, let’s do a quick round of introductions.로 자기소개 순서를 만듭니다.
안건을 알릴 때는 Today we have three items on the agenda.처럼 개수를 먼저 말하고 각 항목을 짚습니다. 회의 목적 자체를 한 문장으로 정리하려면 The goal of this meeting is to decide on the launch date.처럼 to 뒤에 동사를 놓습니다. 시간 제한을 알리는 We have thirty minutes, so let’s keep it focused.는 진행자가 속도를 관리하겠다는 징후로 자주 쓰입니다.
발언권을 얻고 끼어들 때 쓰는 표현
화상 회의에서는 말이 겹치는 일이 잦아 끼어드는 표현이 대면 회의보다 더 필요합니다. 발언을 시작할 때는 Can I jump in here?나 조금 더 격식 있는 May I add something?을 쓰고, 상대 말을 끊는 미안함을 담고 싶다면 Sorry to interrupt, but I have a quick question.을 붙입니다. 말이 겹쳤을 때는 Go ahead, please.나 Sorry, you first.로 상대에게 양보하면 정리가 빠릅니다.
발언이 끝나지 않았는데 끊긴 경우 If I could just finish my point.라고 말하면 무례하지 않게 이어 갈 수 있습니다. 조용한 참석자에게 발언을 권할 때는 Minjun, what are your thoughts on this?처럼 이름을 먼저 불러 주면 누구에게 묻는지 분명해집니다. 하고 싶은 말을 예고만 해 두려면 I’d like to come back to that later.로 순서를 미룰 수 있습니다.
의견을 말하고 이견을 조율하는 표현
동의와 반대는 강도에 따라 문장이 달라집니다. 충분히 동의할 때는 I completely agree.를, 조건을 달고 싶을 때는 I agree with the timeline, but I’m not sure about the budget.처럼 동의 범위를 먼저 밝힙니다. 반대를 부드럽게 표현하는 I see your point, but have we considered the cost?는 상대 의견을 인정한 뒤 질문 형태로 문제를 꺼내는 방식입니다.
직접적인 반대는 I don’t think that will work because…처럼 이유를 반드시 붙이는 편이 안전합니다. 확신이 약할 때는 I might be wrong, but it seems risky to me.로 여지를 남깁니다. 다만 부드러운 표현이 항상 안전한 선택은 아니고, 결정이 급한 회의에서는 My concern is the deadline.처럼 우려를 짧게 말하는 쪽이 더 잘 전달됩니다.
회의를 마무리하고 후속 조치를 정할 때
마무리 단계에서 확인할 항목은 결정 사항, 담당자, 일정 세 가지입니다.
- 결정 정리 So, to recap, we’ve agreed to push the launch to June.
- 담당 지정 Jisoo, can you take the lead on the design review?
- 기한 확인 Could you send the updated draft by Friday?
- 다음 일정 Let’s schedule a follow-up for next Wednesday.
남은 시간이 부족하면 We’re almost out of time, so let’s wrap up.으로 속도를 조절합니다. 회의를 닫는 문장은 Thanks everyone, I’ll send out the notes after this.처럼 후속 행동을 함께 알리는 형태가 자연스럽습니다. 마지막으로 Does anyone have anything else?라고 한 번 물어 두면 논의가 끝나지 않은 채 회의가 종료되는 일을 줄일 수 있습니다.
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