비즈니스전화영어 표현, 전화 받기부터 끊기까지 상황별 예문

비즈니스전화영어 첫마디, 받을 때와 걸 때 다르게 말하기

회사 전화를 받을 때 첫 응답

회사 전화를 받을 때는 인사, 회사명, 이름, 용건 질문을 한 호흡에 이어 말합니다.

Good morning, ABC Company. This is Minji speaking. How may I help you? (안녕하세요, ABC 컴퍼니 민지입니다. 무엇을 도와드릴까요?)
Sales team, Minji speaking. How can I help you? (영업팀 민지입니다. 무엇을 도와드릴까요?)

How may I help you?는 How can I help you?보다 조금 더 격식 있게 들려 외부 전화에 잘 맞습니다. 내부 전화라면 두 번째 예문처럼 회사명 대신 부서명을 밝혀도 됩니다.

직접 전화를 걸 때 자기소개와 용건

전화를 거는 쪽은 이름과 회사, 용건을 먼저 밝힌 뒤 May I speak to…?로 통화할 사람을 요청합니다. 용건을 동사로 말하려면 I’m calling to confirm…처럼 about 대신 to를 씁니다.

Hi, this is Minji Kim from ABC Company. I’m calling about the delivery schedule. (안녕하세요, ABC 컴퍼니 김민지입니다. 배송 일정 건으로 전화드렸습니다.)
May I speak to Mr. Brown, please? (브라운 씨와 통화할 수 있을까요?)

담당자를 연결할 때 잠시 기다려 달라는 표현

연결할 때는 상대를 확인하고 기다림을 부탁한 뒤 어디로 연결하는지 알립니다. 다시 통화로 돌아오면 Thank you for holding.(기다려 주셔서 감사합니다.)이라고 합니다.

May I ask who’s calling? (실례지만 누구신지 여쭤봐도 될까요?)
One moment, please. I’ll put you through. (잠시만요, 연결해 드릴게요.)
Could you hold for a moment? (잠시 기다려 주시겠어요?)
Let me transfer you to the sales team. (영업팀으로 연결해 드리겠습니다.)

May I ask who’s calling?은 허락을 구하는 형태라 Who are you?보다 훨씬 부드럽게 들립니다. put through는 ‘연결하다’, transfer는 ‘다른 곳으로 넘기다’라는 뜻이어서 부서를 바꿀 때는 transfer가 잘 어울립니다.

Hang on이나 짧게 끊은 Hold on은 ‘잠깐만요’에 가까운 가벼운 말투입니다. 자주 통화하는 동료에게는 자연스러울 수 있어도, 처음 연락한 거래처에는 위의 요청 형태가 더 무난합니다.

담당자가 자리에 없을 때 메시지 받기와 회신 약속

찾는 사람이 자리에 없다면 부재 사실을 알리고 메시지를 남길지 묻습니다.

I’m afraid he’s not available at the moment. (죄송하지만 지금은 통화하기 어려우십니다.)
She’s in a meeting right now. (지금 회의 중이십니다.)
Would you like to leave a message? (메시지를 남기시겠어요?)
Can I take a message? (메시지를 전해 드릴까요?)

I’m afraid는 ‘유감이지만’이라는 뜻으로, 아쉬운 소식을 부드럽게 꺼내는 쿠션 표현입니다. 메시지를 묻는 두 질문에서 leave는 상대가 남기는 행동이고 take는 내가 받아 적는 행동이라, 앞은 상대의 뜻을 묻는 질문이고 뒤는 내가 전하겠다는 제안입니다.

회신을 약속할 때는 I’ll have him call you back.(그분이 다시 전화드리도록 하겠습니다.)을 씁니다. have + 사람 + 동사원형은 ‘누군가에게 ~하게 하다’라는 뜻입니다. 연락 시간은 When is a good time to reach you?(언제 연락드리면 편하실까요?)로 확인합니다.

메모할 때는 아래 정보를 확인합니다.

이름과 회사명의 정확한 철자
회신받을 전화번호나 이메일
연락하기 편한 시간대
용건과 회신이 급한지 여부

잘 안 들릴 때 다시 말해 달라고 정중하게 묻기

못 알아들었다면 Sorry나 Could you를 붙여 정중하게 되묻습니다.

Sorry, could you repeat that? (죄송한데, 다시 한번 말씀해 주시겠어요?)
Could you speak a little more slowly? (조금만 천천히 말씀해 주시겠어요?)
Could you spell your name for me? (성함 철자를 불러 주시겠어요?)
Sorry, the line is breaking up. (죄송해요, 소리가 끊겨서 들려요.)
Just to confirm, you said Thursday at 3 p.m.? (확인하자면, 목요일 오후 3시라고 하셨죠?)

The line is breaking up은 연결 상태 때문에 소리가 끊긴다는 뜻이라, 상대를 탓하는 느낌 없이 되물을 수 있습니다. 날짜나 시간처럼 잘못 들으면 일정이 어긋나는 정보는 Just to confirm으로 되짚습니다.

What?이나 Huh?처럼 짧게 되묻는 말은 업무 통화에서 퉁명스럽게 들릴 수 있습니다. 가까운 동료끼리라면 크게 문제 되지 않기도 하지만, 거래처나 상사와의 통화라면 문장으로 되묻는 편이 안전합니다.

통화를 마무리하고 끊을 때 쓰는 인사

용건이 끝나면 더 필요한 일이 있는지 묻고, 합의한 내용을 한 문장으로 확인한 뒤 인사로 맺습니다.

브라운: Is there anything else I can help you with? (더 도와드릴 일이 있을까요?)
민지: No, that’s all. So I’ll send the file by Friday. (아니요, 괜찮습니다. 그럼 금요일까지 파일을 보내 드리겠습니다.)
브라운: Thank you for calling. Have a nice day. (전화 주셔서 감사합니다. 좋은 하루 보내세요.)
민지: Thanks for your time. (시간 내 주셔서 감사합니다.)

Thank you for calling.은 전화를 받은 쪽이 건네는 인사이고, Thanks for your time.은 시간을 내 준 상대에게 고마움을 전할 때 씁니다. 다음 할 일을 So I’ll …로 정리해 두면 통화 뒤 기억이 엇갈릴 여지가 적습니다.

말투는 상대와의 관계에 맞춰 고릅니다. 처음 통화하는 거래처라면 Have a nice day.처럼 정중한 인사가 어울리고, 자주 연락하는 동료라면 Talk to you soon.처럼 가볍게 끝내도 자연스럽습니다.